home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / datation / 3x5card / chap5.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1986-01-15  |  14.0 KB  |  474 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                                                    SEARCHING
  8.  
  9.      CHAPTER 5  -  SEARCHING
  10.  
  11.      SEARCH COMMAND
  12.  
  13.  
  14.       Edit >Search< Print  Files  Utilities  Quit
  15.       Search file
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.      Once a  file has  been opened, you may search it for any combination of
  21.      three or more characters  by  pressing  [S]  in  response  to  the Main
  22.      Command Menu.   If there are two or more files opened, the program will
  23.      list the files and  ask you  to select  one to  begin the  search with.
  24.      Type the number of the file.  
  25.  
  26.      If only one file is opened, you will not be asked to select a file.
  27.  
  28.      After you  have selected  a file for searching, or the program defaults
  29.      to the only open file, the following screen will appear:
  30.  
  31.  
  32.       ---------------------------------------------------------------
  33.      |Search:   FILENAME                                             |
  34.      |---------------------------------------------------------------|     
  35.      |Field       Search key                                         |
  36.      |                                                               |
  37.      |Global                                                         |
  38.      |Field A name                                                   |
  39.      |Field B name                                                   |
  40.      |Field C name                                                   |
  41.      |Field D name                                                   |
  42.      |Field E name                                                   |
  43.      |                                                               |
  44.      |                                                               |
  45.      |                                                               |
  46.      |                                                               |
  47.      |                                                               |
  48.      |                                                               |
  49.      |                                                               |
  50.      |Type search key(s) and press <Enter>                           |
  51.      |<F1> Help <F2> Browse <F3> Erase keys <F4> Options <Esc> quit  |
  52.       --------------------------------------------------------------- 
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.                                                                          49
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.      3by5
  67.  
  68.      <F1> gives you a brief summary of search commands.
  69.  
  70.      <F2> is used to browse through a file without specifying a search key.
  71.  
  72.      <F3> erases any previous search keys.  The keys may be  edited by using
  73.      the insert and delete keys and by overtyping.
  74.  
  75.      <F4> is used to specify Search Options.
  76.  
  77.      <Esc> returns you to the Main Menu.
  78.  
  79.  
  80.  
  81.      SEARCH OPTIONS
  82.  
  83.      Press <F4>  in response  to the  "Search Key:" prompt to specify search
  84.      options.  The  Search Option  Window will  be displayed  and the Search
  85.      Options Menu will be displayed at the bottom of the screen:
  86.  
  87.       ---------------------------------------------------------------
  88.      |                                                               |
  89.      |---------------------------------------------------------------|
  90.      |CURRENT SEARCH OPTIONS                                         |
  91.      |                                                               |
  92.      |DISPLAY:       Page of text                                    |
  93.      |                                                               |
  94.      |OUTPUT FILE:                                                   |
  95.      |                                                               |
  96.      |OUTPUT TO:     Screen                                          |
  97.      |                                                               |
  98.      |COUNT:         Display count of records found                  |
  99.      |                                                               |
  100.      |SEARCH MODE:   Manual                                          |
  101.      |                                                               |
  102.      |                                                               |
  103.      |                                                               |
  104.      |                                                               |
  105.      |                                                               |
  106.      |                                                               |
  107.      |>Display< File  Output  Count  Mode  Quit                      |
  108.      |Page  Topline                                                  |
  109.       --------------------------------------------------------------- 
  110.  
  111.  
  112.  
  113.      DISPLAY FORMAT
  114.  
  115.      The Page  Display Format  displays one  record at  a time.  The Topline
  116.      Display Format lists the record number  and first  line of  each record
  117.      found during a search.
  118.  
  119.           50
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.                                                                    SEARCHING
  126.  
  127.  
  128.  
  129.      OUTPUT FILE
  130.  
  131.      You may  specify the  name of  a file  to which  you can output (write)
  132.      records found during the  search.   The  file  may  be  a  3by5, ASCII,
  133.      WordStar  or  WordPerfect  file.   Records  output  during a search are
  134.      appended to the end of the output file.
  135.  
  136.  
  137.  
  138.      OUTPUT MODE
  139.  
  140.      As each record is located during  a  search,  the  record  is displayed
  141.      on  the  screen.   During  a  manual  search (see below) you may direct
  142.      that the record be printed or  that it  be written  to an  output file.
  143.      The Output Mode Command allows you to automatically print and/or output
  144.      to a file each  record as  it is  found.  For  example, you  can direct
  145.      that as  each record  is found  during a  search, it  will be displayed
  146.      on the screen and printed.
  147.  
  148.  
  149.      COUNT
  150.  
  151.      A count of the  number of  records that  match the  search key  is kept
  152.      for each  search.  Normally  the count  is displayed  at the end of the
  153.      search.  You may bypass this  display  by  typing  [N]  in  response to
  154.      the Count Command
  155.  
  156.  
  157.      MODE
  158.  
  159.      The search procedure may be manual (the program stops after each record
  160.      is found and displayed)  or automatic  (the entire  search is performed
  161.      without  pausing).   The  automatic  mode is useful for printing select
  162.      records, counting the number of hits in a file, and for copying records
  163.      to the output file.
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.                                                                          51
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.      3by5
  185.  
  186.      SEARCH KEYS
  187.  
  188.      SINGLE SEARCH KEYS
  189.  
  190.      A single  search key  can contain  one or more characters.  For example
  191.      "cart", "carton" and "arto" are all valid search keys that  will locate
  192.      the word  "carton".   Any one  search key may be up to 60 characters in
  193.      length.  If a search  key is  three or  more characters  in length, the
  194.      index is  used and the search is very rapid.  If the search key is less
  195.      than  three  characters  in  length,  each  source  record  is searched
  196.      sequentially, resulting in somewhat slower searches.
  197.  
  198.      To  initiate  a  search,  type  a  search  key  and press <Enter>.  For
  199.      example, typing [adams] <Enter> will initiate a search  for all records
  200.      that contain the name Adams.
  201.  
  202.  
  203.      MULTIPLE SEARCH KEYS
  204.  
  205.      Records that contain two or more keys may be found by using the logical
  206.      operators "AND"  (&) or  "OR" (|).   The "AND"  operator is represented
  207.      by the ampersand (&).  The "OR" operator by the vertical bar(|).
  208.  
  209.      For  example,  to  search  for  records  with  the terms "computer" and
  210.      "Basic", type [computer&basic] <Enter> in response to the  "Enter Key:"
  211.      prompt.  Only  records with  both terms  "computer" and "Basic" will be
  212.      found and displayed.
  213.  
  214.      Typing [computer|basic]  <Enter> will  locate all  records that contain
  215.      either the term "computer" or "Basic" or both "computer" and "Basic".
  216.  
  217.      Typing   [computer&basic|computer&fortran]   <Enter>  will  locate  all
  218.      records that contain either the terms  "computer" and  "Basic", "compu-
  219.      ter" and  "FORTRAN", or  both "computer" and "Basic" and "computer" and
  220.      "FORTRAN".
  221.  
  222.  
  223.  
  224.      MULTIPLE FIELDS
  225.  
  226.      If the file you are going  to search  has two  or more  fields, you can
  227.      specify  that  a  key  be  present  in  a  particular field, search the
  228.      record globally without regard to fields, or search globally for one or
  229.      more keys  and at  the same time search specific fields for other keys.
  230.      You may also combine keys in searches.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.           52
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.                                                                    SEARCHING
  244.  
  245.      For example, a file with three fields:
  246.  
  247.      FIELD A:  NAME
  248.      FIELD B:  HOME     (home address: street, city, state and zip code)
  249.      FIELD C:  WORK     (business address: street, city, state and zip code)
  250.  
  251.      The following searches may be performed:
  252.  
  253.           1.   Find all records with the name John Smith  in the  name field
  254.                and the word township anywhere within the record.
  255.       
  256.                Field     Search key  
  257.                Global    township
  258.                NAME:     John Smith
  259.                HOME:
  260.                WORK:
  261.  
  262.  
  263.           2.   Find all  records of  all John  Smiths or Jane Jones who live
  264.                in Philadelphia.
  265.  
  266.  
  267.                Field     Search key  
  268.                Global
  269.                NAME:     John Smith|Jane Jones
  270.                HOME:     Philadelphia
  271.                WORK:
  272.  
  273.           3.   Find all  individuals who  live in  Maryland and  work in the
  274.                District of Columbia
  275.  
  276.                Field     Search key  
  277.                Global
  278.                NAME:
  279.                HOME:     Maryland
  280.                WORK:     Washington|District&Columbia
  281.  
  282.                In  this  example  the  address  may  have  been  entered  as
  283.                Washington DC or District of Columbia.  The search  will find
  284.                either District&Columbia or Washington. 
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.                                                                          53
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.      3by5
  303.  
  304.       SEARCH MENU COMMANDS
  305.  
  306.  
  307.       >Search< Edit Key Forward Backward Goto Print Write Quit
  308.       Continue search
  309.  
  310.  
  311.      While searching,  the program  displays the  above Search Command Menu.
  312.      At any time during a search, you may  press <Esc>  or [Q]  to abort the
  313.      search.  To  issue any  other command  you must  wait until the program
  314.      has found a record and one of the commands is highlighted.
  315.  
  316.  
  317.  
  318.      SEARCH COMMAND
  319.  
  320.  
  321.       >Search< Edit Key Forward Backward Goto Print Write Quit
  322.       Continue search
  323.  
  324.  
  325.      If the Manual Search Option is in effect,  the program  will stop after
  326.      each record  that matches the search key is found and displayed.  Press
  327.      [S] to continue the search.
  328.  
  329.  
  330.      EDIT COMMAND
  331.  
  332.  
  333.       Search >Edit< Key Forward Backward Goto Print Write Quit
  334.       Edit record
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.      The Edit Command lets you edit the current record (i.e. the record last
  340.      displayed during  the search).   When you are finished editing, you are
  341.      returned to the search.  The Edit  Command may  also be  used to scroll
  342.      through large records that are partially displayed on the screen during
  343.      a search.  In this case, just abort the editing when finished.
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.           54
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.                                                                    SEARCHING
  362.  
  363.      KEY COMMAND
  364.  
  365.  
  366.       Search Edit >Key< Forward Backward Goto Print Write Quit
  367.       Display search key
  368.  
  369.  
  370.  
  371.      Press [K] to display  the current  search key  (if, for  example you do
  372.      not remember  what you entered).  The search key will be displayed, and
  373.      the program will prompt you to press any key to continue the search.
  374.  
  375.  
  376.  
  377.      FORWARD AND BACKWARD COMMANDS
  378.  
  379.  
  380.       Search Edit Key >Forward< Backward Goto Print Write Quit
  381.       Move forward to next record
  382.  
  383.  
  384.      The Forward Command moves you forward  one record  each time  you press
  385.      [F].  The  Backward Command  moves you  back one record at a time.  The
  386.      Backward Command does not allow you  to  move  backward  in  a non-3by5
  387.      file.
  388.  
  389.  
  390.  
  391.      GOTO COMMAND
  392.  
  393.  
  394.       Search Edit Key Forward Backward >Goto< Print Write Quit
  395.       Go to a record
  396.  
  397.  
  398.  
  399.      The  Goto  Command  allows  you  to  jump directly to any record in the
  400.      file.  Just press [G].  The program will then prompt you for the number
  401.      of the record.
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.                                                                          55
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.      3by5
  421.  
  422.      PRINT COMMAND
  423.  
  424.  
  425.       Search Edit Key Forward Backward Goto >Print< Write Quit
  426.       Print current record
  427.  
  428.  
  429.  
  430.      The  Print  Command  allows  you  to  print the most recently displayed
  431.      record to your computer's printer.  After  you  press  [P]  a  "P" will
  432.      be displayed  in reverse  video in the upper right corner of the screen
  433.      indicationg the record is  being printed.   It will  remain there until
  434.      you continue  the search for another record.   Each time you press [P],
  435.      the current record will be printed.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.      WRITE COMMAND
  441.  
  442.  
  443.       Search Edit Key Forward Backward Goto Print >Write< Quit
  444.       Write current record to output file
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.      The Write Command allows you to copy records  from a  3by5 file  to the
  451.      current Output  File (as  defined by the Search Options).  If no Output
  452.      File has  been specified,  the program  will inform  you. Each time you
  453.      press [W]  a copy  of the current record is written to the Output File,
  454.      and the  program displays  a "W"  in reverse  video in  the upper right
  455.      corner of the screen.
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.      QUIT COMMAND
  461.  
  462.  
  463.  
  464.       Search Edit Key Forward Backward Goto Print Write >Quit<
  465.       Quit search
  466.  
  467.  
  468.      The Quit  Command allows  you to  stop a search after a record has been
  469.      displayed.  Press [Q] to end the search.  Alternatively,  you may press
  470.      <Esc> to stop a search. 
  471.  
  472.  
  473.           56
  474.